شکل و طراحی میزی که در اتاق کنفرانس قرار می گیرد کاملا به طول و عرض اتاق و تعداد حضاری که انتظار دارید در آن سالن حضور یابند، بستگی دارد.
هریک از این اجزا کاربردهای قابل توجهی دارند و می‌توانند باعث افزایش امکان تعامل افراد حاضر در جلسات شوند. برخی از این تجهیزات عبارتند از:
نگرانی فرسایش، پیچ‌خوردگی و اتصال کابلی در مورد آنها وجود ندارد.
این نوع میکروفن دارای صفحه نمایشی نسبتا بزرگ است. این میکروفن‌ها می‌توانند نیاز به نمایشگرها را برطرف کنند و این امکان را فراهم می کنند تا از آنها برای انتقال فایل ها و به‌اشتراک‌گذاری تصاویر، ویدئو و متن‌ها استفاده کنید.
این مانیتورها نیز ظاهری بسیار شیک دارند و باعث کاهش فضای اشغال شده در قسمت میز سالن‌های همایش، سمینار و کنفرانس می‌شوند.
سیستم رای گیری: بسیاری از اوقات در جلسات مهم و تقریبا شلوغ، نیاز به رای گیری از تمامی اعضا می شود؛ اما به دلیل کمبود وقت و عدم رای گیری آسان، این کار زمان زیادی را صرف می کند.
منظور از تجهیزات زیرساختی، مواردی مانند جریان برق، وای‌فای، سوکت‌ها، آداپتورها و کابل‌ها است.
قیمت تجهیزات سالن کنفرانس متغیر است یکی ازعواملی که تعیین کننده قیمت تجهیزات است نوع برند و کیفیت محصول می باشد اینکه ما از چه برندی برای تجهیز سالن مان استفاده کنیم مهم است و نقش مهمی در تعیین قیمت آن دارد.
سالن اجتماعات: این سبکی است که برای یک کنفرانس کلاسیک در نظر گرفته می شود. این مدل برای موقعیت هایی که نیاز به تعامل دو طرفه کم تر است، مناسب می باشد.
از طرفی فراموش نکنید که معمولا کسی از جلسات کاری لذت نمی‌برد؛ اما یک اتاق جلسه با سازماندهی و تجهیزات نامناسب، تحمل جلسات و مشارکت فعال در آنها را سخت‌تر هم می‌کند.
این میکروفن‌های دارای یک دستگاه کنترل مرکزی (منبع تغذیه) هستند.
در برخی سالن‌های کنفرانس تجهیزات قدیمی بوده و website برای به روز رسانی تجهیزات صوتی بودجه ای در نظر گرفته نمی‌شود. در چنین سالن هایی بهترین راه این است که در جلسات بزرگ و مهم، اجاره سیستم صوتی در نظر گرفته شود.
برای کمک به حداقل رساندن صداهای بیرونی، می‌توانید چند گزینه مختلف را امتحان کنید. سرمایه‌گذاری روی عایق‌های اضافی یا ویژگی‌های طراحی آکوستیک را در نظر بگیرید تا به همه افراد اتاق کمک می‌کند بدون اینکه توسط صداهای دیگر منحرف شوند، یکدیگر را بهتر بشنوند.
این نوع تجهیزات ، در بعضی موارد سلیقه ای و در بعضی از موارد ، فنی لحاظ می شود . ناگفته نماند که عموماً سلیقه بعضی از افراد ناآگاه به این سالن ها باعث بر هم خوردن استانداردهای مورد نیاز سالن های کنفرانس خواهد شد.